人力资源和工资博客

ACA跟踪和合规:雇主需要知道什么

2021年8月5日10:30 AM / by约翰·杜瓦

ACA_COMPLIANCE

对雇主来说,平价医疗法案(ACA)的跟踪是必须的,但是完成国税局年度报告的关键部分是什么呢?

通过了解要跟踪哪些元素——员工工时、福利计划参与情况和其他信息——以及跟踪它们的最佳系统,您可以获得满足ACA报告要求和维护组织法规遵从性所需的数据。

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ACA雇主报告要求

该法案于2010年颁布负担得起的医疗法为以前没有保险的人提供政府补贴的健康保险,包括创纪录的3100万人在2021年。除了为没有保险的人提供保险外,ACA还为雇主制定了严格的报告标准,以确保他们按照ACA的要求提供福利。

ACA跟踪和报告对于您的组织的合规状况及其底线都至关重要。未能遵守ACA的要求可能会导致国税局罚款100美元每不遵守规定的受影响的个人每天需要缴纳多少罚款,另外还会受到劳工部的额外处罚。

雇员人数在50人或50人以上的雇主——也被称为适用大雇主(ALEs)——需要ACA报告。销售代表必须提交年度报告,国税局1094 - c,详细列出了全职员工及其子女的福利。此表格可通过邮件或电子方式存档。

雇主也必须提供类似的信息给雇员使用国税局1095 - c.这两份IRS表格证实,雇主为至少95%的雇员提供了可负担的最低基本健康保险(MEC)。

项目包括在ACA跟踪

虽然IRS表格1094-C乍一看很容易完成,但您需要利用关于劳动力和福利计划的其他信息来准确地完成它。为了提供表格1094-C上要求的信息,你需要跟踪以下员工信息:

总人数

保持与时俱进是至关重要的员工的报告你可以依靠国税局的报告。通过跟踪全年的员工人数,你可以避免在最后一刻仓促获得准确的数字。

员工分类(全职与兼职)

在一年中的每个月跟踪哪些员工有资格成为全职员工。记住,如果雇员工作的话,国税局就认为他们是全职的每周30小时或者说每月130小时。因此,你需要包括每周工作相同时间的全职员工和那些工作时间不固定的员工。

员工时间表及工作时间

记录所有员工的工作时间和时间表,无论他们是否有资格享受福利。美国国税局提供两种方法来确定哪些员工是全职员工并有资格享受福利——一种是回顾法或稳定期.在记录员工工作时间时,一定要考虑员工休假和其他缺勤——比如休假和裁员——这些都会影响到全年的总工作时间。

员工的资格

记录雇员在年内何时有资格享有福利。任何时候员工改变工作时间,他们的福利资格都可能受到影响,所以确保你使用了综合人力资本管理系统它可以跟踪全年的日程变化。

福利保险

跟踪每位雇员在雇主资助的保险计划中投保的时间。你还需要保持一个记录,记录每个全职员工每月最低费用的个人保险份额,因为这将决定你的组织是否提供所需的MEC。

报告规定的更改

确保你明白你需要向IRS提交什么,以及什么时候必须了解周期性变化。例如,美国国税局最近宣布了以下2021年的报告截止日期更改:

  • 向员工提供1095-C报表副本的截止日期是从通常的截止日期延长1月31日至3月2日
  • 可承受阈值(即雇主可以为最便宜的、仅限自己的福利计划收取的最高金额,作为雇员家庭收入的百分比)从9.78%9.83%


综合HCM系统如何帮助ACA跟踪

拥有一个准确的、最新的员工工资表、考勤和福利信息系统是至关重要的,因为它可以提供您按时提交IRS报告所需的信息。为了确保您可以轻松访问您需要的ACA报告,您可以受益于一个综合工资系统将所有的劳动力数据集中到一个平台上。

集成系统可以跨工资管理、福利管理和调度同步您的员工数据,因此您可以生成完成IRS表格1094-C和1095-C所需的人员总数、工时和福利信息。此外,一个综合人力资源系统通过ACA报告模块,您可以访问自动化和通知工具,以及及时的提醒让您随时了解ACA监管变化的最新情况。

告别ACA报告的压力

ACA的跟踪和合规并不一定是每年都让人头疼的事情,也不需要费力地获取完成报告要求所需的数据。ACA合规可以是一个轻松的集成系统,将准确的,聚合的劳动力数据在您的指尖。要了解无忧ACA跟踪和合规的逐步指南,请下载我们的“ACA合规和报告清单.”

获取ACA合规和报告清单

最初于2015年7月30日发布,并于2021年8月3日更新。

本内容仅用于教育目的,不应被视为法律建议。

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