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如何撰写绩效改善计划以促进员工成长

2021年8月26日上午8:00:00约翰·杜瓦

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虽然你可能会向员工提供建设性的反馈和指导,但仍有可能出现业绩低于预期的情况,需要正式跟进。为了帮助员工做出预期的改进,绩效改进计划(PIP)是沟通绩效问题并向员工展示他们可以做些什么来解决这些问题的有用工具。

当存在性能问题时,清晰性是关键。通过学习如何编写性能改进计划并有效地进行沟通,您可以更清楚地了解接下来的步骤,并为改进提供路线图。

绩效改进计划的好处

绩效改进计划的一个关键方面是对阻碍工作成功的员工行为的书面总结。另一种是关于员工需要做些什么来解决绩效问题的计划。与口头或其他非正式警告不同,PIP详细描述了所需的后续行动。

当你学会如何写一个性能改进计划,列出问题并提供一个清晰的路径,你增加了实现以下好处的机会:

  • 增加问责通过描述员工必须采取的行动来提高绩效,pip使他们对绩效结果承担更多的责任。
  • 更清晰的传递性能员工有时会误解现场指导和其他口头反馈。书面的PIP说明了性能问题以及如何解决它。
  • 更好的风险管理:一个PIP演示了你正在采取的行动来帮助员工改进。在不幸的情况下,这种改善没有发生,拥有PIP可以帮助你管理潜在的诉讼风险如果你需要解雇一个员工


如何编写性能改进计划

虽然一个PIP并不能提供大多数人认为的积极反馈,但员工可能比你想象的更愿意接受“消极”和建设性的反馈。事实上,曾格·福克曼的一项研究发现92%的受访员工表示同意“负面反馈,如果适当的交付,能够有效地提高绩效。”

要写一个PIP,最有效地提高员工的表现,采取以下行动:

了解绩效改进计划的正确情况。

在开始编写PIP之前,您需要知道何时适合使用PIP,何时可能为时过早或为时已晚。例如,一个刚上任几周的员工还在学习(可能还会犯错)需要更多时间适应在考虑性能改进计划之前。同样,严重违反公司政策的员工可能需要立即被解雇,而不是直接解雇。

一些情况下,PIP可能是有意义的包括:

  • 当员工已经收到了建设性的反馈或糟糕的绩效评估,并没有做出预期的改进时。
  • 当同事或客户对该员工提出投诉时。
  • 当员工在某一特定领域一直挣扎的时候。
  • 当员工犯了一个或多个严重的错误,对业务运营产生了负面影响。

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描述问题和期望目标。

如果你只是陈述问题,那么PIP就没有多大意义了。您还需要描述可接受性能的特征。

绩效改进计划应该解释期望的绩效以及员工当前的绩效与预期的差距。因此,为了减少歧义,你需要提供相关的例子。理想的绩效目标包括提高生产力,更好的工作质量,以及与同事更顺畅的沟通。

列出需要的员工行动和明确的成功标准。

为了让PIP产生你想要的影响,你需要解释员工为了达到预期目标必须采取的具体行动。简单地表达将性能提升到“良好”或“可接受”水平的需求可能是非常主观和有争议的。

在可能的情况下,清楚地说明你将使用哪些指标来衡量执行PIP后员工表现的变化。根据员工的角色,你可以使用以下指标:

  • 销售的目标数量。
  • 客户服务评级的具体变化。
  • 在执行特定任务时降低员工的错误率。

详细说明可用的组织支持。

在某些情况下,员工的表现挑战可能是特定问题的结果,例如需要一个残疾的住宿根据美国残疾人法案(ADA)或特定技术或设备。因此,一定要在PIP中包括语言,说明组织可以为员工提供什么支持,以及他们可能需要采取哪些步骤来请求额外的支持。

为后续工作解释里程碑。

编写和交付性能改进计划不是一次性的事情,它需要定期的跟踪。除了评估员工在一段时间内的改进,定期的签到还为员工提供了一个提问、接受澄清和要求额外培训的机会。

为了确保在与员工讨论后PIP仍然相关,包括书面计划和签到时间表,以便员工知道改进的时间表。您的签入日历的一个关键部分也应该是您期望员工达到PIP中所规定的期望目标的最后期限。

描述持续问题的后果。

虽然你想澄清绩效改进计划并不会导致解雇,但你需要为这种可能性做好准备。因此,要明确如果员工不能在你设定的期限内达到预期的绩效目标会发生什么。

沟通持续表现问题的后果,可能包括以下内容:

  • 失去获得与工作相关的奖励(如奖金和津贴)的资格
  • 降级
  • 终止就业


编写提供结果的性能改进计划

当你知道如何编写绩效改进计划时,它对帮助员工充分发挥他们的潜力很有价值。通过花时间解释员工需要采取哪些行动来提高绩效,你可以帮助他们提高生产率,并消除他们成长和进步道路上的障碍。

为了收集编写完整PIP所需的信息,您需要访问过去的性能指标,这些指标详细说明了改进的进展情况。您无需从多个系统中争抢过时或不准确的员工数据,而是可以从单个集成的劳动力管理平台获得一致和最新的信息。要了解更多,请阅读我们的指南,在非连接系统中管理员工的隐性成本

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最初发表于2016年3月31日,更新于2021年8月26日。

主题:人力资源生产力绩效管理

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