人力资源和工资博客

如何写工资单处理错误信(示例)

2021年3月15日8:15:00 AM / by约翰·杜瓦

如何写工资单处理错误信

即使有一个可靠的工资单处理程序,工资单错误仍然会发生。人力资源和工资系统之间的错误沟通,记录错误,或一个单一的错过的最后期限可以导致多付款,少付款,或不正确的工资扣除。

尽管最好的解决办法是完全避免工资单错误,您仍然应该有一个计划,以便在偶尔发生错误时您将如何做。与员工进行适当的沟通和跟进,不仅显示了你做出必要纠正的承诺,还可以让员工安心,因为他们不会被留下来独自解决错误。

遵循以下提示,向员工通报工资单处理错误。

如何写工资单处理错误信

衡量工资单处理效率的最重要指标之一是准确性。根据2020德勤薪酬基准调查,受访者将薪酬错误率称为第一个关键绩效指标对工资的操作。

要编写工资单处理错误信,请遵循以下步骤:

  1. 定义错误
  2. 解释是什么导致了错误,以及你正在做什么来纠正它
  3. 然后写一封正式的信函,记录你们的交流以及处理错误的流程

步骤1:定义错误。

通过让员工知道发生了什么来揭示工资错误。例如,他们的加班费可能过低,或者在福利方面扣除了错误的金额。

向员工口头解释哪里出了问题有助于更好地理解。表现出同理心也很好,尤其是当错误导致他们的正常工资减少时。虽然稍后你会想以书面形式跟进,但通过电话或视频电话解释工资错误是个好主意,这样你就可以和员工谈谈发生了什么,道歉,并给员工一个提问的机会。

第二步:解释导致错误的原因,以及你正在做什么来纠正它。

在经历了一次工资错误后,员工自然会想知道它是如何发生的,以及如何做才能确保错误不再发生。不要太过技术性或太深入你的内部工资流程,对导致错误的原因给出一个清晰的解释。例如,可能是沟通上的失误导致他们在福利选举中输入错误,或者是对他们W-4的扣缴被误读。

您还应该解释您已经实现的工资单流程改进。如果你换成了综合工资系统或创建一个新的日历和检查表为了指导未来的工资发放活动,提到这个变化以及它将如何帮助你避免未来的错误。解释你对流程和系统的改进也表明你致力于改善他们的整体员工体验。

步骤3:跟进工资单处理错误信。

为了向员工保证所采取的纠正工资单错误的步骤,你应该书面确认你已经与员工讨论过的项目。工资单处理错误信应重申你的道歉,描述错误及其原因,并解释改正。

工资单处理错误信的例子

下面是两个例子,下次你需要解决工资单处理错误时,可以用它们作为模板:

示例# 1

亲爱的约瑟夫,

最近在您2021年1月15日的工资中出现了错误,其中扣除了您2021年福利保费的金额,请接受我的道歉。正如我们之前讨论的,在两周工资发放截止日期之后,你们的2021年新福利选举已经提交到工资发放系统。结果,你新的325美元扣除额并没有反映在你的薪水中。

你2021年1月31日的工资将扣除325美元,再加上1月15日的工资扣除45美元。我们已经调整了下一年的工资单日历,以避免今后再次出现这样的错误。

如有其他问题,请与我联系。

例# 2

亲爱的莎莉,

作为我们最近的谈话的后续,我为你在2021年7月31日的工资中出现的错误道歉,你没有收到反映你无薪休假返回工作的工资。你7月27日返回工作岗位,但你的工资反映了7月30日返回工作岗位的日期。

我们的工资系统和用来管理员工休假的系统之间存在时间差,导致7月27日、28日和29日拖欠工资。你2021年8月15日的工资将反映这三天的支付,除了你的正常两周工资。

我很高兴地通知您,我们已经整合了我们的工资单和请假管理系统,以避免今后出现类似的错误。

请让我知道,如果还有什么我可以帮助你。

集成工资管理的经验更少的错误

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