人力资源与工资博客

7个最常见的工资单(以及如何避免它们)

12月2日,2020年8:15:00 AM / BY约翰杜瓦尔

有效的工资管理管理需要确保您的员工按时收到正确的付款,并遵守适用的法律。但是,如果没有合适的工具和资源,员工的工资单可以成为可能为员工成本的错误以及您的公司时间和金钱的雷区。遵循这些提示来识别并避免最常见的工资单错误。

7个最常见的工资单错误

所有的期望都有员工员工生命周期之旅,正确的工资是最基本的薪水之一。但是,任何数量的外部或内部因素都可以妨碍提供正确的薪水,W-2S和相关工资报告。到超过你的员工的期望对于无错误的工资单,请注意这七个错误:

错误化员工

错误分类的员工可能导致薪酬不正确,最终导致多付款或支付工资。其中一个最常见的错误分类错误是对员工是否应该免于加班时的不正确的决定。每件套公平劳动标准法(FLSA),所有员工必须在每周40小时超过40小时工作的任何小时内收到加班费,除非他们被归类为豁免。分类非豁免员工作为豁免不仅打开您的组织与FLSA相关的罚款,还可以导致员工错过加班费。

当个人被归类为独立承包商而不是员工时,发生另一个常见的工资单错误。错误分类错误经常导致必须研究历史薪资记录并对员工支付进行追溯支付或其他调整。仅在2019年,美国工资和劳动部的小时部门恢复了纪录3.22亿美元的薪水因错误分类的员工。错误分类不仅为您的员工创造了信任问题,而且可能会花费您的组织资金。

算错pay

对于任何员工来说,薪水不正确,特别是如果错误导致错过的付款。误差也浪费时间,因为您需要致力于调查和纠正常规工资单之间的错误。

According to an American Productivity & Quality Center (APQC) study,组织需要两到十天来解决工资单错误。在修复这些错误需要的时候,员工可能会沮丧,甚至遇到账单。

薪水或每小时员工可以发生薪酬错误。常见的错误计算方案包括以下内容:

  • 过度付款或支付员工
  • 制定错误的追溯付款
  • 缺少新员工的第一个薪水
  • Deducting the wrong amount for benefits or other payroll deductions
  • 支付残疾或其他叶子的雇员不当

→准备省空薪资时间,并每次提供完美的薪水?获取指南。

不跟踪员工小时和加班

错误地记录的加班时间可以导致不当的加班支付,这导致纠正可能跨越多个税收。纠正这些错误需要时间,无论是员工,无论是低估还是过高,都能令人难以置信的令人难以置信的,并且必须向公司退还资金。

支付加班时间不仅仅是在一周内40个小时内工作时支付员工的标准1.5倍。如果您错过了以下任何一种情况,则可以出现加班费错误:

  • 当员工在休息时间工作时
  • 当员工花时间在工作场所之间旅行时
  • 当员工需要参加正常时间以外的活动时,例如,在培训,团队建筑或公司缔约方。

未报告所有形式的应税员工赔偿

员工支付不仅包括薪水,加班,委员会或奖金。除了报告更传统的员工支付形式外,还需要向IRS报告其他形式的应税赔偿, 如:

  • 股票期权和其他股票奖
  • 员工奖励,如礼品卡或旅行奖项
  • 个人使用公司汽车

A small gift or award to an employee may not seem like compensation, but the IRS may view it as part of your payroll. Not reporting these other forms of compensation can result in tax filing penalties for your organization and the affected employees.

不完整或无组织的记录

一个unorganized and inefficient payroll process can be a recipe for disaster. Relying on paper processes, manual data entry, or a mass of Excel spreadsheets leads to errors that may take weeks or months to uncover. Disorganized records can also lead you to miss an employee payment or follow-up on items needing urgent attention.

此外,具有管理工资单的手动系统会使您对一个人的依赖,以管理所有工资单件。没有有组织和自动薪资系统,有人填补的时候更难薪资经理不在办公室或离开公司。它还可以在审计或过程审查时为您解决问题。

缺少重要的截止日期

员工期望及时准确地支付每个工资单。通过缺少薪资循环和延迟付款的关闭,您可以为员工创造更多的头痛。而且,如果您错过了税务申请截止日期,您的组织也可以面临迟到的申请费和可能的监管处罚。

W-2的不正确

除了常规薪水之外,W-2是唯一从贵公司收到的唯一薪资文件员工。W-2包括员工毛额和应税收入,并展示其总工资单扣缴福利,401K和健康支出账户。由于员工使用W-2来提交年度税收,即使是一个小错误也可以创造头痛的涟漪效果,导致W-2的重新发出,处罚和沮丧的员工。

如何避免错误并改善您的薪资管理

You can avoid the most common payroll errors with the help of resources and tools to help you automate payroll processes and stay aligned with legal requirements. Take these steps to avoid errors and increase the efficiency of your overall payroll management program:

建立明确的薪资政策

Create a manual describing all of your payroll activities, including when payroll exceptions are made and the procedures for reviewing and approving changes. You should also create a policy for records management and retention. Doing so helps you comply with legal requirements, for example, the FLSA requirement tokeep payroll records for up to three years

评估您当前的工资提供商和流程

彻底审查现有流程将有助于您揭示效率低下和改进领域。如果您的组织正在遇到错误并需要新的管理工资单,可能需要考虑切换工资供应商。当您确定公司的工资单优先级时,您可以识别与目标对齐的工资单伙伴,然后仔细执行措施确保无缝过渡。

自动化和整合工资流程

一个综合薪资系统automates payroll workflows, helping you avoid manual entry, paper-intensive processes that can often open the door to errors. In addition, an integrated system keeps payroll activities aligned with time tracking, scheduling, and employee benefits elections, so you can manage the workforce and achieve consistency between payroll and HR data.

通过自动化薪资活动并使用其他人力资源活动和报告将它们集成,您可以避免常见的工资核算错误并达到以下好处:

  • 将实际员工与人力资源调整和奖金奖等薪酬,支持准确的员工和支付分类。
  • 有一个系统用于录制员工小时并计算加班,从而减少报告和付款错误。
  • 巩固报告以帮助您从一个平台查看和管理员工,因此您可以实时查看差异和工资单。

为每周和每月活动开发详细的工资单日历和清单

有一个明确的发薪日,发布W-2,和履行工资税义务​​,有助于您避免错过截止日期和延迟提交处罚。通过全年遵循工资历程,您将始终知道接下来是什么,您可以更有效地计划您在薪水上花费的时间。

跟踪最新的法律和监管更新

有许多现有的法律影响您如何管理员工薪酬,并随着时间的推移而变化。除了了解FLSA和税收扣缴法律的基本要求外,还需要了解如何应用新的程序,如工资单保护计划(PPP)。经过跟踪监管更新,您可以相应地对工资流程进行更改,而不是通过每种法律更改追赶。

每次都提供正确的薪水

有时会发生错误,但有主动步骤可以最小化,避免一些最常见的工资错误错误。获得薪水权是超过员工预期并在组织中建立信任的好方法。与之支持可靠的合作伙伴和一个综合的工资单系统,您可以建立高效的工资流程,保持合规性,并向员工提供免费的薪水。有关更多洞察力,请阅读我们的选择最佳工资提供商的终极指南

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话题:工资单

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